Escolher o software adequado para a gestão da cadeia de abastecimento de sua empresa pode ser a mais difícil e importante ação que um responsável de Logística pode tomar, pois, o resultado dessa decisão, vai influenciar todo o seu processo operacional e de gestão, gerando conseqüências nos resultados e influenciando sua forma de atuação futura.
Portanto, para tentar minimizar suas “horas extras que seguramente virão”, seguem algumas dicas de como escolher um sistema “mais aderente” às suas necessidades logísticas:
* Procure um fornecedor que “fale a sua língua”: O fornecedor deve procurar entender as particularidades de seu negócio e suas necessidades específicas. Para isso ele deve “ser da área” ou estar suportado por algum especialista da área de Logística;
* Verifique o “grau de sucesso” de seu fornecedor: Verifique qual o nível de satisfação dos clientes anteriores do fornecedor. Se a média de satisfação é de 50%, procure um fornecedor com "90% ou mais" (aliás, se você encontrar, por favor, me avise!). Pode dar algum trabalho, mas poupará tempo e dinheiro;
* Garanta a visibilidade em todas as etapas do processo: Desenvolva os fluxos de processo de modo que a gestão de todas as etapas de suprimentos estejam previstas, garantindo a visibilidade “real-time”, acurada e com dados que possam ser compartilhados por todos os elementos da cadeia. Com um sistema adequado de visibilidade, você poderá desenvolver e analizar planos e cenários específicos, compartilhando eletronicamente e de forma integrada com seus parceiros logísticos. Quem deve ou não ter acesso aos dados em um primeiro momento é outro assunto, mas você deve garantir a disponibilidade destes;
* Assegure-se de que os processos de compras estejam “interligados”: Para garantir o equilíbrio entre demanda e satisfação desta, os compradores devem ter acesso a dados históricos de compras, necessidades de vendas, projeções comerciais, disponibilidades de estoque e, se caso, produtos em desenvolvimento. Dessa forma, um profissional de compras tem elementos para gerenciar adequadamente os orçamentos e tomar decisões com menores impactos financeiros. O software ainda deve ter ferramentas que garantam a correta interpretação das demandas por parte do fornecedor da forma mais rápida e precisa possível (sem “e-mails”....);
* Os pedidos devem entrar “de todas as formas possíveis”: Busque um software que permita a entrada dos pedidos por parte dos clientes “de qualquer jeito”, via web, fax, via seu vendedor, por telefone, call centers, “não importa como”. Busque sistemas que permitam análises automáticas de critérios de vendas – históricos, créditos, tempo de cadastramento etc – de forma a agilizar a entrada dos pedidos. Explore ainda a capacidade do sistema de enviar confirmações e informações de entrega de forma automática aos clientes;
* Assegure-se de que a visibilidade dos estoques, atuais e “projetados”, seja possível a qualquer momento e em qualquer situação: Afinal, sempre vai ter alguém do financeiro cobrando....;
* Inclua um módulo de gestão da situação dos clientes (CRM): Um CRM adequado deve prover os clientes de todas os pontos referentes ao “status” de seus pedidos, bem como prover o pessoal comercial quanto ao histórico de atendimento e satisfação destes clientes;
* Não esqueça da “rastreabilidade": Busque um software que permita rastreabilidade dos processos e dos estoques das formas mais variadas possíveis – lotes, código de itens, número de pedidos, ordens de produção ou NFs, formação de múltiplos ou qualquer um que seja importante para sua atividade – e cujo sistema de gestão das localizações (WMS) permita rastrear as movimentações entre os diversos locais de armazenagem;
* Finalmente, “tenha a visão do todo”: O dever de qualquer gestor de Logística é “fornecer ao cliente o que ele quer, quando e como ele quer”, conforme foi acordado. Isso é possível, ou “facilitado”, quando o sistema de SCM permite localizar qualquer coisa a qualquer tempo dentro de sua operação. Afinal, "integração cria sincronização", fundamental para a visibilidade.
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